Thực tế, chính sách của Cơ quan Thuế Nhật Bản trong những năm gần đây đã thắt chặt đáng kể việc khai báo người phụ thuộc ở nước ngoài. Nếu người lao động không nắm rõ các định mức và quy định chứng từ mới nhất năm 2026, có thể mất khoản tiền hoàn thuế đáng lẽ thuộc về mình. Bài viết này sẽ nêu chi tiết các quy định pháp lý và hướng dẫn bạn cách chuẩn bị chứng từ kiều hối chuẩn mực nhất cho mùa hoàn thuế năm nay.
1. Định mức gửi tiền về Việt Nam bao nhiêu là đủ để giảm trừ thuế?
Theo luật Thuế Thu nhập tại Nhật Bản, mức giảm trừ gia cảnh (Fuyou Kojo) phụ thuộc vào độ tuổi, mối quan hệ huyết thống và định mức tiền gửi kiều hối của từng nhóm đối tượng người phụ thuộc ở Việt Nam.
Cụ thể, đối tượng người phụ thuộc được chia thành các nhóm điều kiện rõ ràng như sau:
Nhóm 1: Người phụ thuộc từ 30 đến dưới 70 tuổi
Đối với bố mẹ, anh chị em hoặc người thân trong độ tuổi lao động (từ 30 đến 69 tuổi), luật thuế quy định người lao động bắt buộc phải đáp ứng MỘT trong các điều kiện sau thì mới được tính là người phụ thuộc:
(1) Đang du học ở nước ngoài (có visa du học).
(2) Là người khuyết tật.
(3) Có tổng số tiền kiều hối gửi về nuôi dưỡng trong năm từ 38 vạn yên trở lên (khoảng 380,000 JPY/người/năm).
Lưu ý quan trọng: Nếu bạn gửi cho bố hoặc mẹ nằm trong độ tuổi 30–69 tuổi mà tổng số tiền gửi trong cả năm 2026 dưới 38 vạn yên/người, hồ sơ giảm trừ gia cảnh cho người đó sẽ bị hệ thống thuế tự động từ chối.
Nhóm 2: Người phụ thuộc dưới 30 tuổi, hoặc từ 70 tuổi trở lên
Đối tượng dưới 30 tuổi (con cái, anh chị em ruột…): Không quy định cứng định mức 38 vạn yên, nhưng phải chứng minh được có phát sinh giao dịch gửi tiền kiều hối thực tế để hỗ trợ sinh hoạt/học tập trong năm.
Đối tượng từ 70 tuổi trở lên (ông bà, bố mẹ): Được xếp vào nhóm “Người phụ thuộc cao tuổi” (Koureisha Fuyou). Không áp định mức 38 vạn yên, nhưng tiền gửi về phải hợp lý và có chứng từ kiều hối đều đặn.
2. “Bẫy” khiến nhiều người mất tiền hoàn thuế
Bên cạnh con số 38 vạn yên, bạn cần đặc biệt lưu ý 3 nguyên tắc về dòng tiền:
(1) Gửi riêng biệt cho từng người (1 người = 1 tài khoản/biên lai)
Cơ quan Thuế Nhật Bản không chấp nhận việc gửi gộp một cục tiền (ví dụ 80 vạn yên) vào tài khoản của Bố rồi khai báo cho cả Bố và Mẹ. Nếu muốn giảm trừ cho 2 người, bạn bắt buộc phải có 2 biên lai chuyển tiền riêng biệt ghi rõ tên người nhận là Bố và tên người nhận là Mẹ.
(2) Tính theo năm lịch dương (1/1/2026 – 31/12/2026)
Tổng số tiền kiều hối được tính cộng dồn từ đầu năm đến cuối năm. Việc gửi tiền nên được thực hiện rải rác hoặc hoàn tất trước thời điểm chốt hồ sơ Nenmatsu Chosei tại công ty (thường vào giữa tháng 11 đến đầu tháng 12).
(3) Mối quan hệ giữa tiền gửi và tiền hoàn
Số tiền bạn nhận lại từ Hoàn thuế cuối năm Nenmatsu Chosei chính là số tiền thuế thu nhập (Shotokuzei) bạn đã bị trừ hàng tháng. Nếu tổng số thuế bị trừ trong năm của bạn chỉ có 5 vạn yên, thì dù bạn có gửi về 100 vạn yên để khai báo nhiều người phụ thuộc, số tiền tối đa bạn nhận lại cũng chỉ là 5 vạn yên đó.
3. Bộ chứng từ bắt buộc phải nộp cho phòng Kế toán (Jimu)
Để công ty Nhật duyệt hồ sơ giảm trừ gia cảnh, bộ hồ sơ của bạn phải có đủ 2 nhóm giấy tờ sau:
- Giấy tờ chứng minh quan hệ nhân thân (Shinzoku Kankei Shourui): Sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn… (phải được dịch sang tiếng Nhật).
- Giấy tờ chứng minh gửi tiền kiều hối (Soukin Shourui): Biên lai/chứng nhận chuyển tiền từ Nhật Bản về Việt Nam thể hiện rõ tên người gửi (bạn) và tên người nhận (người phụ thuộc).
4. Giải pháp chứng từ kiều hối chuẩn mực
Trong thực tế, không ít trường hợp người lao động dù gửi đủ số tiền nhưng vẫn bị phòng kế toán trả lại hồ sơ vì:
- Biên lai chuyển tiền bị mờ, thiếu thông tin pháp lý.
- Gửi tiền qua các dịch vụ trung gian trôi nổi, chứng từ viết tay không được Sở Thuế Nhật Bản công nhận.
- Khó khăn trong việc xin lại hóa đơn tổng hợp cả năm khi mùa hoàn thuế đến sát nút.
Để tránh những rắc rối hành chính không đáng có, xu hướng của nhiều người lao động hiện nay là chủ động chuẩn hóa dòng tiền ngay từ đầu năm thông qua các đơn vị chuyển tiền được cấp phép chính thức tại Nhật Bản. Trong đó, DCOM Money Express là một trong những giải pháp tài chính kiều hối được tin dùng hàng đầu nhờ đáp ứng trọn vẹn các chuẩn mực khắt khe của Sở Thuế Nhật Bản:
- Xuất chứng từ hoàn thuế tự động: Hệ thống DCOM cho phép người dùng dễ dàng tải về Bảng xác nhận chuyển tiền cả năm (送金証明書) bằng cả tiếng Nhật và tiếng Việt chỉ với vài thao tác trên ứng dụng.
- Pháp lý minh bạch 100%: Mọi giao dịch qua DCOM đều có mã tra cứu rõ ràng, biên lai thể hiện đầy đủ tên người gửi, tên người nhận và số tiền đổi ngoái chuẩn xác, được tất cả các phòng kế toán công ty Nhật và Sở Thuế chấp nhận ngay từ lần nộp đầu tiên.
- Tách bạch tài khoản người nhận: DCOM hỗ trợ đăng ký danh sách nhiều người phụ thuộc khác nhau, giúp bạn dễ dàng chia nhỏ hạn mức kiều hối cho từng người thân mà không lo bị nhập nhằng dòng tiền.
Một bộ hồ sơ Nenmatsu Chosei rõ ràng không chỉ giúp bạn nhận lại trọn vẹn số tiền hoàn thuế, mà còn là điểm cộng lớn giữ cho lý lịch tài chính của bạn luôn “sạch” trong mắt Cục Quản lý Xuất nhập cảnh (Nyukan) cho các mục đích xin visa sau này.
Chúc bạn làm thủ tục Hoàn thuế cuối năm thành công!
Đọc thêm:
